Qui sommes-nous

Le site et la plateforme consularis.ai sont exploités par Consularis Technologies Sàrl, société de droit suisse (IDE CHE-260.116.771), c/o Viviane Ardevol Vezza, Chemin de la Planaz 9, 1807 Blonay, Suisse (« Consularis » ou « nous »).

Nos deux rôles

Nous intervenons à deux titres distincts. En tant que responsable du traitement, nous traitons les données des visiteurs du site, les demandes de démo passées via Cal.com, ainsi que les données de contact et de compte de nos clients, utilisées pour gérer la relation contractuelle. En tant que sous-traitant, nous traitons pour le compte des organisations clientes tout le contenu de leurs espaces de travail : entretiens écrits et vocaux, transcriptions, cartes de processus, documents, analyses et synthèses individuelles. Pour ces données, c'est l'organisation cliente, c'est-à-dire l'entreprise qui organise les entretiens, qui est responsable du traitement ; nous ne les traitons que sur ses instructions, conformément au contrat conclu avec elle. Les participants exercent leurs droits auprès d'elle, et nous lui transmettons les demandes que nous recevons.

Les données que nous traitons

Selon votre relation avec nous : les données techniques et de sécurité liées à votre visite et à l'utilisation du service ; les informations de demande de démo transmises via Cal.com (nom, e-mail, créneau choisi) ; les données de contact et de compte (adresse e-mail, données d'authentification et, si vous vous connectez avec Google, les informations de profil transmises par Google) ; et le contenu des espaces de travail : les informations sur les participants fournies par l'organisation cliente (par exemple nom, e-mail, fonction, département), les entretiens écrits et vocaux, les transcriptions, les cartes de processus, les documents, les analyses et les synthèses individuelles. Lorsque vous parlez au lieu d'écrire (entretien vocal ou dictée), votre voix est transmise en direct à Microsoft Azure AI Speech pour être transcrite ; l'audio n'est pas conservé, seul le texte transcrit l'est. Les transcriptions complètes et les synthèses individuelles ne sont accessibles qu'à la personne concernée et au personnel autorisé de Consularis, qui les consulte uniquement pour fournir le service, jamais à l'employeur. L'organisation cliente accède en revanche à ce qui en est tiré : les cartes de processus, où votre nom figure sur les étapes que vous réalisez, ainsi que les analyses et les désaccords relevés entre participants, qui peuvent citer de courts extraits de vos réponses. Évitez de saisir des informations sensibles sauf si vous êtes autorisé à les partager.

Finalités et bases légales

En tant que responsable du traitement, nous traitons les données techniques, de sécurité et de mesure d'audience pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site et de la plateforme (intérêt légitime), les demandes de démo pour y donner suite (mesures précontractuelles prises à votre demande), les données de contact et de compte pour fournir le service et gérer la relation contractuelle (exécution du contrat), et les contenus tiers du site public uniquement avec votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment via « Paramètres des cookies ». En tant que sous-traitant, nous traitons le contenu des espaces de travail uniquement pour fournir le service à l'organisation cliente, selon ses instructions : c'est elle qui en fixe les finalités et la base légale. Aucune donnée personnelle n'est utilisée pour entraîner des modèles d'IA, ni par nous ni par nos sous-traitants d'IA.

Cookies et traceurs

Nous ne déposons aucun cookie publicitaire ou de suivi inter-sites. Les contenus tiers (vidéo YouTube, réservation Cal.com) ne se chargent qu'après votre accord dans le bandeau de consentement, car ils déposent leurs propres cookies et reçoivent votre adresse IP. La mesure d'audience repose sur Vercel Analytics, sans cookie et sans identification individuelle des visiteurs. Le stockage du navigateur ne sert qu'au fonctionnement du service : préférence de langue, choix de consentement, session de connexion, brouillon de réponse en cours d'entretien, préférences d'affichage et cache temporaire de la session.

Durées de conservation

Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif. Les données des espaces de travail sont supprimées dans les 30 jours suivant la fin du contrat avec l'organisation cliente ; pendant le contrat, c'est elle qui fixe leur durée de conservation. Les autres données sont conservées le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus. Les obligations légales de conservation, notamment comptables, demeurent réservées. Vous pouvez demander à tout moment la suppression de vos données de compte.

Sous-traitants et transferts internationaux

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants : Supabase (base de données, authentification et stockage ; Irlande) ; Render (hébergement de l'API ; Francfort, Allemagne) ; Microsoft (Azure AI Foundry pour le traitement par IA, réalisé dans la Data Zone UE avec des données stockées dans la région France Central ; Azure AI Speech pour la transcription vocale, région France Central ; Microsoft 365 pour la messagerie électronique) ; Vercel (hébergement du site et mesure d'audience sans cookie ; États-Unis) ; Brevo (envoi des invitations aux entretiens ; France) ; Resend (envoi des e-mails liés au compte ; États-Unis, avec envoi via AWS en Irlande) ; Cal.com (prise de rendez-vous, uniquement après votre consentement). La Suisse et l'Union européenne se reconnaissent mutuellement un niveau de protection des données adéquat. Les transferts vers les États-Unis reposent sur le Data Privacy Framework et/ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par l'avenant suisse.

Vos droits

Selon la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, le règlement général sur la protection des données (RGPD), vous pouvez demander l'accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement et leur portabilité, et vous opposer à leur traitement. Vous pouvez aussi retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs. Pour les données que nous traitons en tant que responsable du traitement, écrivez-nous à l'adresse ci-dessous. Pour le contenu d'un espace de travail, y compris vos entretiens, adressez-vous à l'organisation cliente concernée ; nous lui transmettons les demandes que nous recevons. Vous pouvez saisir l'autorité de contrôle suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, edoeb.admin.ch). Si vous résidez dans l'Union européenne, vous pouvez aussi vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays.

Contact

Pour toute question sur la confidentialité ou toute demande concernant vos données, écrivez-nous à contact@consularis.ai